A sua empresa oferece quartos, salas ou espaços que podem ser reservados apenas por algumas horas? Nestes casos, gerir as entradas e saídas com a mesma agilidade que as próprias reservas é fundamental. Com um controlo de acessos por hora, pode ajustar a validade das credenciais ao tempo contratado e automatizar a sua expiração quando este terminar.
Pense, por exemplo, num viajante que reserva um quarto para uma escala de cinco horas. Ou num profissional que precisa de uma sala privada entre duas reuniões. Em ambos os casos, passar pela receção para recolher e devolver uma chave pode adicionar etapas desnecessárias a uma estadia que, de facto, deve ser rápida e flexível.
Felizmente, hoje em dia a tecnologia permite-nos simplificar muito esta operação e adaptar os acessos às particularidades de cada reserva.
Neste artigo, contamos-lhe como gerir os acessos em reservas por hora, as opções existentes e como automatizar parte do processo para facilitar o trabalho do estabelecimento e a experiência dos seus clientes.
Reservas por hora: quando cada minuto conta
Nem todas as estadias duram uma noite inteira. Existem cada vez mais modelos de negócio em que o cliente contrata um espaço apenas durante o tempo que necessita. Motéis, salas VIP de aeroportos e estações, business centers, cabines de descanso ou espaços de coworking são bons exemplos disso.
A particularidade é que pode haver várias entradas e saídas ao longo do mesmo dia. Um quarto pode ser reservado das 9h00 às 12h00 e das 15h30 às 19h00, e cada cliente deve ter acesso apenas durante o período contratado.
É aqui que as chaves tradicionais começam a perder praticidade. Entregá-las, recuperá-las e controlá-las manualmente significa adicionar mais tarefas a uma operação que precisa de ser ágil.
A alternativa? Fazer com que o próprio controlo de acessos se adapte às horas de cada reserva.
Como funciona o controlo de acessos por hora?
A ideia é fácil: em vez de entregar uma chave, é atribuída ao utilizador uma credencial temporária com uma hora específica de início e fim.
Desta forma, o acesso fica vinculado ao período contratado. Quando chega a hora prevista de fim da estadia, a credencial expira automaticamente.
É uma forma de automatizar uma parte importante da operação e evita ter de retirar as permissões após cada reserva. Além disso, oferece flexibilidade a estabelecimentos nos quais cada dia pode ser composto por uma infinidade de faixas horárias diferentes.
Um bom sistema de automatização de acessos permite:
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Gerir várias reservas de curta duração durante o mesmo dia.
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Adaptar cada credencial ao horário específico do utilizador.
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Impedir que uma permissão permanéça válida após o fim do período estabelecido.
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Reduzir os processos presenciais na receção.
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Facilitar um acesso mais direto a clientes que viajam ou trabalham com horários muito apertados.
OS Access: gestão de acessos adaptada a cada reserva
Agora, como transferimos este controlo de acessos por hora para a prática? Na Omnitec, tornamos isso possível com OS Access, o nosso software de gestão de acessos, que permite estabelecer uma hora específica de entrada e outra de saída para uma estadia, mesmo quando ambas ocorrem no mesmo dia.
Imagine, por exemplo, que um cliente reserva um quarto das 10h00 às 14h00. A sua credencial pode ser configurada para ser válida durante essa janela horária e expirar automaticamente ao chegar ao horário de fim.
Assim, o controlo de acessos acompanha a própria reserva: a permissão tem uma duração definida e não é necessário removê-la manualmente no fim da estadia.
Além disso, esta automatização é muito útil quando muitas microestadias são geridas ao longo de um mesmo dia. Assim, o seu motel ou empresa pode manter um controlo preciso sobre quem tem permissão para entrar em cada espaço e por quanto tempo.
Três maneiras de gerir acessos por hora
Na Omnitec, sabemos que cada estabelecimento tem um funcionamento diferente. Por isso, o nosso software OS Access permite aplicar esta gestão horária de três formas distintas:
Código numérico: acesso simples e temporário
Uma primeira opção é usar um código de acesso temporário ou passcode.
O utilizador recebe um código que só pode utilizar durante a janela horária definida para a sua reserva. Uma vez atingido o horário de fim, deixa automaticamente de ser válido.
Isto permite obter processos muito mais ágeis e reduzir etapas na receção, algo muito útil em reservas de curta duração.
eKey Bluetooth: o smartphone torna-se a chave
Outra possibilidade é utilizar uma eKey Bluetooth, uma chave eletrónica que o utilizador recebe no telefone e que pode usar como credencial de acesso. Com a app UpKey, o smartphone torna-se assim a própria chave.
A vantagem? O cliente não precisa de recolher um cartão ou uma chave física antes de entrar. A sua eKey tem associada a janela temporária correspondente à reserva e deixa de permitir o acesso quando esta termina.
Cartões MiFare em modo full online
E se o estabelecimento preferir continuar a entregar cartões de proximidade? Também é possível gerir as reservas por hora usando cartões MiFare em modo full online.
Para isso, a instalação deve dispor de um gateway online, que assegura a conectividade necessária entre os dispositivos e o servidor Cloud.
Desta forma, as permissões podem ser mantidas atualizadas e o cartão funciona dentro da janela horária definida para o utilizador.
Menos tarefas manuais, mais controlo sobre cada reserva
Quando falamos de reservas por hora num hotel ou em qualquer espaço de trânsito, alguns minutos podem ter muito mais importância do que numa estadia convencional.
O viajante que está a fazer uma escala quer provavelmente aproveitar ao máximo as suas horas de descanso. E quem reserva uma sala entre dois compromissos também não quer dedicar parte desse tempo a realizar processos desnecessários.
Automatizar os acessos ajuda a reduzir essas etapas e, ao mesmo tempo, simplifica o trabalho do estabelecimento.
A equipa pode gerir diferentes janelas horárias e deixar que as próprias credenciais expirem no fim de cada período, o que reduz a dependência de tarefas manuais associadas à entrega e remoção de permissões.
Tudo isso, mantendo o controlo sobre quem pode aceder, onde e por quanto tempo.
Um sistema de acessos que se adapta ao seu modelo de negócio
Em suma, quando o tempo faz parte do próprio serviço, faz sentido que o sistema de acessos também se possa adaptar a ele.
Um quarto reservado por quatro horas, uma cabine de descanso por duas horas ou uma sala VIP durante uma escala têm necessidades diferentes das de uma estadia convencional. Por isso, dispor de credenciais com uma hora definida de entrada e saída permite criar um funcionamento muito mais flexível.
Com OS Access, estas janelas horárias podem ser geridas através de códigos numéricos, eKeys Bluetooth ou cartões MiFare em modo full online, fazendo com que cada permissão se ajuste ao período estabelecido. Porque, no final, o objetivo é que a tecnologia acompanhe o seu modelo de negócio.
Gere um motel ou outro espaço com reservas de curta duração? Na Omnitec podemos ajudá-lo a encontrar a solução de controlo de acessos que melhor se adapte a si. Não espere mais e contacte-nos!