Há alguns anos, a receção de um hotel recebia os hóspedes, geria chegadas e partidas ou resolvia incidentes. Hoje, além de tudo isso, também recebe encomendas, pedidos de comida ao domicílio, compras online e todo o tipo de entregas de encomendas postais quase diariamente.
E o mesmo acontece em muitos escritórios de empresas. O auge do comércio eletrónico e do delivery fez com que as receções percam cada vez mais tempo a receber envios, guardá-los, avisar os seus destinatários e entregá-los.
Tudo isso traduz-se numa carga de trabalho adicional e mais interrupções para a receção, que às vezes acaba por funcionar como um pequeno armazém de encomendas.
Como evitar que a gestão de encomendas acabe por saturar o trabalho diário da equipa? Uma das soluções cada vez mais implantada por hotéis e edifícios de escritórios são os cacifos Click & Collect.
Neste artigo, vamos falar sobre o seu funcionamento e como podem ajudá-lo a organizar muito melhor a gestão de encomendas.
Por que a gestão de encomendas se tornou um desafio?
O dia a dia nos hotéis e escritórios mudou muito nos últimos anos. Agora é muito comum um hóspede receber uma encomenda durante a sua estadia, um funcionário receber uma encomenda no seu local de trabalho ou diferentes fornecedores acederem ao prédio várias vezes ao dia para fazer entregas.
Gerir uma encomenda pontual não exige um grande esforço, mas quando a situação se repete continuamente, acaba por complicar o trabalho diário da equipa da receção.
Entre os problemas mais comuns que a gestão de encomendas pode causar, encontramos:
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Receções saturadas em certos horários.
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Interrupções constantes para o pessoal.
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Excesso de tempo gasto a guardar encomendas.
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Entrega manual para cada destinatário.
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Maior risco de erros ou confusões.
Em suma, quanto mais tempo a equipa dedicar a gerir encomendas, menos tempo pode dedicar a tarefas que adicionam valor ao hóspede, visitante ou funcionário.
O que trazem os cacifos Click & Collect?
Os cacifos Click & Collect permitem automatizar a entrega e a recolha de encomendas por meio de compartimentos inteligentes nos quais as remessas permanecem armazenadas até que o destinatário as levante.
Desta forma, o utilizador pode aceder à encomenda quando achar mais conveniente, sem depender da equipa da receção disponível nesse momento.
Isto traz inúmeras vantagens para hotéis, escritórios e qualquer instalação que gere um grande volume de entregas. Por exemplo:
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Menos interrupções e carga de trabalho para a receção.
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Maior autonomia para o utilizador final.
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Mais ordem e controlo na gestão dos envios.
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Menor risco de cometer erros nas entregas.
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Mais capacidade de assumir um volume crescente de encomendas.
Nem todas as soluções Click & Collect são iguais
Embora, de fora, todas as soluções Click & Collect possam parecer semelhantes, a realidade é que cada projeto apresenta necessidades diferentes.
O tamanho dos compartimentos, o volume das encomendas, a frequência de utilização ou as características do mobiliário podem variar muito de instalação para instalação. Por isso, antes de definir o sistema, é necessário analisar aspetos como:
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As dimensões dos cacifos.
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A frequência de abertura e fecho prevista.
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O tipo de alimentação.
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A força de retenção que cada fechadura deve oferecer.
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Os sensores e componentes eletrónicos necessários.
Partindo destas variáveis, é possível selecionar o sistema de fecho e os complementos mais adequados para cada projeto.
Como desenvolvemos na Omnitec este tipo de projetos
Na Omnitec, oferecemos-lhe toda a tecnologia necessária para transformar um conjunto de cacifos num mecanismo Click & Collect conectado.
A nossa solução é integrada durante o processo de fabrico dos módulos e permite conectar as fechaduras eletrónicas e os sensores de ocupação a um servidor. Desta forma, cada compartimento pode comunicar o seu estado e fazer parte de um sistema online de entrega e recolha de encomendas.
Como as necessidades mudam de uma instalação para outra, estudamos cada projeto individualmente para recomendar os mecanismos e componentes mais adequados. Assim, a solução pode ser adaptada a diferentes dimensões, fabricantes de mobiliário e ambientes de utilização.
O objetivo é que todos os elementos funcionem de forma coordenada para obter um sistema fiável, seguro e preparado para gerir diariamente as encomendas.
Confie na Omnitec e melhore a experiência do utilizador
Como pode ver, a gestão de encomendas já faz parte do dia a dia de muitos hotéis e edifícios de escritórios. Automatizar este processo com cacifos Click & Collect pode ser muito útil para aliviar a carga de trabalho da receção e oferecer um serviço muito mais prático para funcionários, hóspedes e visitantes.
Na Omnitec, estudamos as características da sua instalação para definir a configuração que melhor se adapta às suas necessidades. Desta forma, podemos propor uma solução adaptada tanto ao seu mobiliário como ao volume e ao tipo de entregas que irá gerir.
Está a ponderar automatizar a gestão de encomendas no seu hotel ou escritório? Contacte a Omnitec, iremos ajudá-lo a definir a solução Click & Collect que melhor se adapte ao seu projeto.