Num hotel, poucas chaves têm tanto poder como a que a equipa de limpeza usa para aceder aos quartos. Durante um único dia, um funcionário pode entrar em dezenas de divisões, armazéns e zonas de serviço. Mas o que acontece em caso de perda dessa chave mestra?
De repente, algo tão quotidiano como um descuido torna-se um sério problema de segurança. Já não se sabe quem pode ter a chave, onde está, nem se alguém poderia usá-la indevidamente para aceder a um quarto.
O controlo de acessos do pessoal de limpeza é de facto uma parte fundamental da segurança e da operação de qualquer estabelecimento. Por isso, digitalizar as credenciais da equipa pode ajudá-lo a eliminar muitos dos problemas associados às chaves mestras tradicionais.
Neste artigo, contamos como funciona essa digitalização de acessos e quais são as vantagens que pode trazer para o seu hotel.
O que acontece quando se perde uma chave mestra de hotel?
Imagine que o turno de limpeza acaba e um dos funcionários percebe que não encontra a sua chave. Começa então a busca: são revistados carrinhos, quartos, áreas comuns e espaços de serviço, mas a chave não aparece.
O problema é que uma chave mestra de hotel não dá acesso a uma única porta. Dependendo de como o estabelecimento estiver configurado, pode permitir a entrada a vários quartos ou zonas internas.
Por isso, perdê-la pode traduzir-se em:
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Incerteza sobre quem tem acesso a determinados quartos.
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Mais trabalho para os responsáveis pela segurança e manutenção.
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Necessidade de intervir nos acessos afetados.
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Perda de tempo procurando ou substituindo a credencial.
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Um risco de segurança que permanece enquanto a chave ainda estiver ativa.
Basicamente, o principal problema de uma chave física é que, quando se perde, não se pode fazer com que ela pare de funcionar remotamente.
Do jogo de chaves às credenciais digitais
Felizmente, a tecnologia atual permite abordar o acesso do pessoal de uma forma muito diferente. Em vez de funcionar com uma chave física que concede acesso de forma permanente, é possível usar credenciais digitais associadas a cada funcionário.
A diferença? Que o acesso deixa de depender apenas daquilo que o funcionário leva no bolso e passa a ser definido por um plano de permissões.
Por exemplo, a equipa de limpeza pode ter acesso a alguns quartos e áreas de serviço apenas durante o dia. Por sua vez, o pessoal de manutenção pode dispor de outros acessos e os responsáveis do hotel de permissões mais amplas.
Afinal, nem todos os funcionários precisam de ter acesso a todo o hotel, nem 24 horas por dia. Além disso, se um funcionário deixar de precisar de uma credencial, as suas permissões poderão ser alteradas ou retiradas sem depender da recuperação de uma chave física.
Por que digitalizar o controlo de acessos do pessoal de limpeza?
Digitalizar os acessos de um hotel envolve muito mais do que substituir uma chave metálica por uma credencial eletrónica. A verdadeira mudança está na capacidade de gerir quem pode aceder, onde e quando.
Isso traz várias vantagens para a operação do hotel:
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Maior controlo das permissões. Cada funcionário pode dispor apenas dos acessos necessários para realizar o seu trabalho.
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Mais flexibilidade. As permissões podem ser adaptadas a diferentes perfis, horários e necessidades.
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Menor dependência de chaves físicas. Os problemas associados às perdas e à gestão diária de grandes jogos de chaves são reduzidos.
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Maior rastreabilidade. Os sistemas eletrónicos permitem dispor de informações sobre os acessos realizados.
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Uma gestão mais eficiente. Em caso de mudança de pessoal ou de incidente, o hotel pode agir sobre as credenciais sem ter que reorganizar todo o seu sistema de chaves.
Portanto, mais do que uma despesa adicional em segurança, deve entender a digitalização de acessos do pessoal de limpeza como um investimento na otimização de custos operacionais do seu hotel.
Como gerir as credenciais da equipa do hotel com OS Access
Para colocar toda essa lógica em prática, precisa de um sistema que permita centralizar a gestão de funcionários, perfis e permissões. Na Omnitec, tornamos isso possível com OS Access, o nosso software de gestão de acessos para hotéis.
O OS Access funciona na nuvem e pode usá-lo a partir de um navegador Web. Entre as suas funcionalidades estão as Credenciais Staff, que permitem definir perfis de funcionários com permissões comuns.
Assim, por exemplo, pode criar um perfil para o pessoal de limpeza e definir os acessos correspondentes a esse grupo. Também pode definir horários de trabalho, restrições ou permissões específicas. E se as necessidades mudarem, pode sempre modificar o plano de acessos.
Quando a instalação dispõe de conectividade online mediante gateways, além disso, a gestão pode ser realizada em remoto, o que evita ter que se deslocar até cada porta para intervir sobre as fechaduras.
UpKey: o smartphone como credencial para o pessoal
Outra forma de simplificar o dia a dia da sua equipa é utilizar o próprio smartphone como chave. Com a nossa app UpKey, os seus funcionários podem usar chaves eletrónicas para aceder através de Bluetooth a diferentes divisões com permissões ativas.
Assim, a equipa de limpeza poderá fazer o seu trabalho sem ter que levar um monte pesado de chaves de um quarto para outro.
Além disso, as eKeys podem ser geridas e substituídas no próprio sistema. Isto facilita muito a gestão de mudanças de turno, modificações de permissões ou qualquer incidente relacionado a uma credencial.
Gateways e auditorias: mais rastreabilidade sobre os acessos
Além disso, saber o que aconteceu quando ocorre uma incidência é essencial para poder analisá-la, resolvê-la e evitar que se repita.
Por isso, na Omnitec colocamos à sua disposição uma ampla gama de fechaduras eletrónicas de hotel, como EVO e OS SLIM, que podem fazer parte de um ecossistema conectado através de gateways. Estes dispositivos atuam como uma ponte entre o Bluetooth dos computadores e o servidor e estão disponíveis com diferentes tipos de conectividade.
Graças a esta arquitetura, o OS Access permite realizar auditorias online, gerir credenciais, consultar níveis de bateria e receber diferentes alertas sem ter que se deslocar até cada dispositivo.
Assim, em caso de incidência, o seu hotel irá dispor de toda a informação que necessite para agir com muito mais rapidez.
Deixe as chaves mestras para trás e melhore a segurança do seu hotel
Como pode ver, digitalizar o controlo de acessos do pessoal de limpeza vai muito além de substituir uma chave por um smartphone.
Trata-se de passar de um sistema baseado em chaves físicas difíceis de controlar quando se extraviam para uma gestão em que cada funcionário dispõe de permissões concretas e o hotel pode administrá-las de forma muito mais flexível.
Na Omnitec, desenvolvemos há mais de 25 anos soluções de segurança hoteleira e controlo de acessos para o setor hospitality. Com o software OS Access, UpKey, os nossos gateways e fechaduras eletrónicas, podemos ajudá-lo a criar um sistema adaptado à operação do seu estabelecimento.
O seu hotel ainda depende de chaves mestras para gerir o acesso da equipa de limpeza? Entre em contacto com a nossa equipa. Iremos ajudá-lo a avançar para uma gestão mais segura, eficiente e controlada. Esperamos por si!