O fim das “chaves mestras” perdidas: como digitalizar o acesso do pessoal de limpeza

Num hotel, poucas chaves dão acesso a tanto como aquela que o pessoal de limpeza utiliza para entrar nos quartos. Durante um único turno, um colaborador pode aceder a dezenas de quartos, armazéns e zonas de serviço. Mas o que acontece se essa chave mestra se perder?

De repente, algo tão simples como um descuido transforma-se num sério problema de segurança. Deixa de ser possível saber quem pode estar na posse da chave, onde se encontra ou se alguém poderá utilizá-la indevidamente para aceder a um quarto.

E é precisamente por isso que o controlo de acessos do pessoal de limpeza é uma parte fundamental da segurança e da operação de qualquer estabelecimento hoteleiro. Digitalizar as credenciais dos colaboradores pode ajudar a eliminar muitos dos problemas associados às tradicionais chaves mestras.

Neste artigo, explicamos como funciona a digitalização dos acessos e quais as vantagens que pode trazer ao seu hotel.

O que acontece quando se perde uma chave mestra de hotel?

Imagine que termina o turno da equipa de limpeza e um dos colaboradores se apercebe de que não encontra a sua chave. Começa então a procura: verificam-se carrinhos de limpeza, quartos, zonas comuns e áreas de serviço… mas a chave não aparece.

O problema é que uma chave mestra de hotel não dá acesso apenas a uma porta. Dependendo da configuração do estabelecimento, pode permitir a entrada em vários quartos ou zonas internas.

Por isso, a sua perda pode resultar em:

• Incerteza sobre quem pode aceder a determinados quartos.

• Mais trabalho para os responsáveis pela segurança e manutenção.

• Necessidade de intervir nos acessos afetados.

• Perda de tempo à procura ou a substituir a credencial.

• Um risco de segurança que se mantém enquanto a chave continuar ativa.

No fundo, o principal problema de uma chave física é que, quando se perde, não é possível desativá-la à distância.

Do molho de chaves às credenciais digitais

Felizmente, a tecnologia atual permite gerir o acesso dos colaboradores de uma forma completamente diferente. Em vez de utilizar uma chave física que concede acesso de forma permanente, é possível recorrer a credenciais digitais associadas a cada colaborador.

A diferença? O acesso deixa de depender apenas daquilo que o colaborador leva consigo e passa a ser definido através de um plano de permissões.

Por exemplo, a equipa de limpeza pode ter acesso apenas a determinados quartos e zonas de serviço durante o seu horário de trabalho. Por sua vez, a equipa de manutenção pode dispor de outros acessos, enquanto os responsáveis do hotel podem contar com permissões mais abrangentes.

Afinal, nem todos os colaboradores precisam de ter acesso a todo o hotel, nem durante as 24 horas do dia. Além disso, se um colaborador deixar de necessitar de determinada credencial, as suas permissões podem ser alteradas ou retiradas sem depender da recuperação de uma chave física.

Porquê digitalizar o controlo de acessos do pessoal de limpeza?

Digitalizar os acessos de um hotel implica muito mais do que substituir uma chave metálica por uma credencial eletrónica. A verdadeira mudança está na capacidade de gerir quem pode aceder, onde e quando.

Esta abordagem oferece várias vantagens para a operação do hotel:

• Maior controlo das permissões. Cada colaborador pode dispor apenas dos acessos necessários para desempenhar as suas funções. 

• Maior flexibilidade. As permissões podem ser adaptadas a diferentes perfis, horários e necessidades. 

• Menor dependência de chaves físicas. Reduzem-se os problemas associados a perdas e à gestão diária de grandes conjuntos de chaves. 

• Maior rastreabilidade. Os sistemas eletrónicos permitem consultar informação relativa aos acessos efetuados. 

• Gestão mais eficiente. Perante uma mudança de pessoal ou qualquer incidente, o hotel pode atuar sobre as credenciais sem ter de reorganizar todo o seu sistema de chaves. 

Por isso, mais do que um custo adicional em segurança, a digitalização dos acessos do pessoal de limpeza deve ser encarada como um investimento na otimização dos custos operacionais do seu hotel.

Como gerir as credenciais dos colaboradores do hotel com OS Access

Para colocar tudo isto em prática, é necessário contar com um sistema que permita centralizar a gestão de colaboradores, perfis e permissões. Na Omnitec, tornamos isso possível através do OS Access, o nosso software de gestão de acessos para hotéis.

O OS Access funciona na Cloud e pode ser utilizado através de um navegador web. Entre as suas funcionalidades encontram-se as Credenciais Staff, que permitem definir perfis de colaboradores com permissões comuns.

Assim, por exemplo, pode criar um perfil específico para o pessoal de limpeza e definir os acessos correspondentes a esse grupo. Também pode estabelecer horários de trabalho, restrições ou permissões específicas. E, caso as necessidades se alterem, é sempre possível modificar o plano de acessos.

Quando a instalação dispõe de conectividade online através de gateways, a gestão também pode ser realizada à distância, evitando deslocações até cada porta para intervir nas fechaduras.

UpKey: o smartphone como credencial para os colaboradores

Outra forma de simplificar o dia a dia da sua equipa é utilizar o próprio smartphone como chave. Com a nossa app UpKey, os seus colaboradores podem utilizar chaves eletrónicas para aceder, através de Bluetooth, aos diferentes espaços para os quais tenham permissões ativas.

Desta forma, o pessoal de limpeza pode realizar o seu trabalho sem ter de transportar um pesado molho de chaves de quarto em quarto.

Além disso, as eKeys podem ser geridas e anuladas através do sistema. Isto simplifica consideravelmente a gestão perante mudanças de turno, alterações de permissões ou qualquer incidente relacionado com uma credencial.

Gateways e auditorias: maior rastreabilidade dos acessos

Saber o que aconteceu quando ocorre um incidente é essencial para poder analisá-lo, resolvê-lo e evitar que volte a acontecer.

Por isso, na Omnitec disponibilizamos uma vasta gama de fechaduras eletrónicas para hotéis, como a EVO e a OS SLIM, que podem integrar um ecossistema ligado através de gateways. Estes dispositivos funcionam como uma ponte entre o Bluetooth dos equipamentos e o servidor e estão disponíveis com diferentes tipos de conectividade.

Graças a esta arquitetura, o OS Access permite realizar auditorias online, gerir credenciais, consultar os níveis de bateria e receber diferentes alertas sem necessidade de se deslocar até cada dispositivo.

Assim, perante um incidente, o seu hotel terá ao seu dispór toda a informação necessária para atuar com muito mais rapidez.

Deixe para trás as chaves mestras e melhore a segurança do seu hotel

Como pode ver, digitalizar o controlo de acessos do pessoal de limpeza vai muito além de substituir uma chave por um smartphone.

Trata-se de passar de um sistema baseado em chaves físicas, difíceis de controlar quando se perdem, para uma gestão em que cada colaborador dispõe de permissões específicas e o hotel pode administrá-las de uma forma muito mais flexível.

Na Omnitec, contamos com mais de 25 anos de experiência no desenvolvimento de soluções de segurança hoteleira e controlo de acessos para o setor da hotelaria. Com o software OS Access, a UpKey, os nossos gateways e as nossas fechaduras eletrónicas, podemos ajudá-lo a criar um sistema adaptado à operação do seu estabelecimento.

O seu hotel continua a depender de chaves mestras para gerir o acesso da equipa de limpeza? Contacte a nossa equipa e ajudamo-lo a evoluir para uma gestão mais segura, eficiente e controlada. Estamos à sua espera!