Há vários momentos em que a receção de um hotel é posta à prova, e um dos mais comuns é a chegada simultânea de um grande grupo. Um autocarro de turistas, uma equipa desportiva, participantes de um congresso ou de um evento de empresa, por exemplo.
Em apenas alguns minutos, dezenas de hóspedes lotam a receção e ficam lá à espera das suas credenciais, para aceder aos seus quartos ou tirar dúvidas. Enquanto isso, a equipa tenta atender a todos com rapidez, evitando erros e mantendo um bom atendimento.
O problema? Que uma espera muito prolongada pode se tornar a primeira impressão que os hóspedes levam do estabelecimento.
Mas, como evitar as filas na receção do hotel sem ter que aumentar a equipa cada vez que um grupo chega? Uma solução eficaz pode ser implementar um sistema de check-in rápido no seu hotel, apoiado numa gestão de acessos ágil e conectada.
Neste artigo, contamos-lhe o que é esta forma de gerir as chegadas e como o ecossistema de soluções da Omnitec o pode ajudar.
O desafio de gerir a chegada de grupos ao hotel
Quando um grupo chega a um hotel, o ritmo habitual da receção muda completamente.
Em muito pouco tempo é preciso verificar todas as reservas, entregar as credenciais, resolver possíveis incidentes e garantir que cada hóspede acede ao quarto correto. Tudo isso enquanto outros clientes individuais continuam a chegar e realizando outras tarefas.
Se, além disso, este processo depender muito de ações manuais, é fácil que surjam problemas como os seguintes:
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Longas filas na receção do hotel.
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Espera desnecessária para os hóspedes.
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Sobrecarga do pessoal.
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Erros na atribuição de acessos.
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Uma experiência de chegada menos satisfatória.
Por isso, o mais inteligente é procurar formas de agilizar a receção do hotel, sobretudo em época de alta ocupação. Neste sentido, o fast check-in pode ser uma ótima solução.
O que é o Fast Check-In num hotel?
Embora existam diferentes formas de o aplicar, o Fast Check-In num hotel consiste, basicamente, em agilizar o processo de entrada do hóspede.
Ou seja, facilitar a entrega de credenciais e simplificar a gestão de acessos para que a chegada seja muito mais rápida e organizada, algo muito necessário quando ocorrem muitas entradas simultâneas.
Noutras palavras, trata-se de tornar todo o processo mais fluido, tanto para a equipa do hotel como para os hóspedes.
Em suma, quanto menos tempo a receção perder em tarefas repetitivas, mais tempo poderá dedicar a oferecer um atendimento personalizado a cada hóspede quando realmente for necessário.
Como a Omnitec ajuda a agilizar o check-in de grupos no seu hotel
Para que o check-in de grupos num hotel seja eficiente, é imprescindível todos os elementos do sistema hoteleiro funcionarem de forma coordenada.
Na Omnitec, tornamos isso possível graças a um ecossistema que combina a gestão de credenciais com dispositivos de acesso conectados e outras ferramentas que facilitam o dia a dia do seu estabelecimento.
O ponto de partida é o nosso software de gestão de acessos OS Access, desenvolvido sob a perspetiva de usabilidade OMNI UX para facilitar o trabalho do pessoal da receção, especialmente quando tem de gerir a chegada de um grande número de hóspedes num curto espaço de tempo.
Além disso, dentro do OS Access está a função Fast Check-In, um procedimento rápido que permite criar credenciais de hóspedes inserindo apenas dois dados. Desta forma, a equipa da receção pode gerar cartões Mifare, códigos numéricos ou chaves Bluetooth de forma muito mais ágil e reduzir o tempo dedicado a cada chegada.
Uma vez criadas, as credenciais podem ser utilizadas com soluções como as nossas fechaduras eletrónicas EVO e OS SLIM, preparadas para funcionar online através de gateways.
Além disso, a app UpKey amplia as possibilidades do ecossistema, oferecendo diferentes funcionalidades de acordo com o perfil do utilizador, quer ele seja funcionário ou hóspede.
Como funciona o Fast Check-In quando um grupo chega ao hotel?
Imagine que um grupo de 40 hóspedes chega ao seu hotel. Embora cada um precise de passar pela receção para formalizar a sua chegada e receber a sua credencial, a sua equipa pode apoiar-se no recurso Fast Check-In do OS Access para agilizar essa tarefa.
Basta introduzir dois dados de cada hóspede para criar o seu acesso. Desta forma, as credenciais são entregues muito rapidamente, sem que a receção se torne um gargalo.
Além disso, ao trabalhar dentro do mesmo ecossistema de acesso, a equipa pode gerir as credenciais num ambiente comum e usá-las com as nossas fechaduras eletrónicas do hotel. Se o projeto também tiver conectividade por meio de gateways, ampliam-se as possibilidades de gestão online dos dispositivos.
Benefícios de uma receção de hotel eficiente
Quando a gestão de acessos é bem organizada, os benefícios para o hotel são claros:
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Menos filas nos momentos de maior afluência.
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Menos carga de trabalho na receção.
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Menor risco de erros ao entregar credenciais.
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Uma chegada mais prática para os hóspedes.
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Uma operação mais escalável para hotéis que recebem grupos com frequência.
O certo é que uma receção de hotel eficiente não só melhora a organização interna. Também transmite uma imagem muito mais profissional no primeiro contacto com o hóspede.
Transforme a chegada de grupos numa experiência muito mais suave
Em definitiva, gerir a chegada de grupos ao seu hotel não precisa de se traduzir sempre em longas esperas ou numa receção sobrecarregada.
Se decidir implantar o fast check-in no seu hotel, apoiando-se num ecossistema de acessos conectado, poderá agilizar a entrada dos hóspedes e facilitar muito o trabalho da sua equipa.
Na Omnitec, oferecemos-lhe uma solução completa para o conseguir. Graças à função Fast Check-In do OS Access, à app UpKey e às nossas fechaduras eletrónicas, pode simplificar a criação e entrega de credenciais e oferecer uma experiência de chegada muito mais rápida e organizada.
O seu hotel costuma receber grupos de turistas, participantes de congressos ou equipas desportivas? Entre em contacto com a Omnitec e descubra como podemos ajudá-lo a evitar filas e melhorar a operação da sua receção.